도매상이 소매점에 위탁으로 내보낸 재고를 거래처별로 관리하고 판매 보고에 따라 차감하며 실사하는 방법. 거래처 위탁 재고·판매 보고 차감·재고 실사도 함께 다룹니다. 귀금속 도매 프로그램 — 거래처별 단가·외상·여신 관리.
위탁 재고 관리 프로그램이 필요한 이유는 소매점에 위탁으로 나간 제품이 도매상의 자산이면서 도매상 창고에는 없기 때문이다. 어디에 얼마가 나가 있는지 모르면 사입과 여신 판단이 틀린다. 거래처별 위탁 재고가 보여야 실제 보유량이 보인다.
거래처 위탁 재고는 거래처마다 제품과 수량, 중량, 출고일, 위탁 조건을 둔 목록이다. 창고 재고와 구분해 한 화면에서 합계를 본다. 위탁 조건에 기간과 반품 규칙이 들어간다.
판매 보고 차감은 소매점이 팔린 제품을 보고하면 위탁 재고에서 차감되고 정산 전표가 만들어지는 흐름이다. 보고 주기와 방식을 거래처와 합의한다. 보고가 늦으면 재고와 정산이 어긋난다.
위탁으로 내보낼 때 판매 출고와 구분된 전표를 쓴다. 전표에 위탁 조건과 반환 예정일이 들어간다. 위탁과 판매가 섞이면 여신과 재고가 함께 틀린다.
팔리지 않은 위탁 제품을 돌려받거나 다른 제품으로 바꿀 때 전표로 기록한다. 반환된 제품의 상태를 확인하고 창고 재고로 돌린다. 교체 기록이 있어야 거래처별 잔량이 맞는다.
위탁 재고도 시세 변동에 노출된다. 시세가 내리면 소매점이 반환을 늘릴 수 있어 위탁 기간과 반환 조건을 합의한다. 위탁 재고의 시세 평가를 주기적으로 본다.
재고 실사는 창고와 거래처 위탁 재고를 정해진 주기로 세어 장부와 맞추는 일이다. 거래처 실사는 방문하거나 사진과 목록을 받는 방식으로 한다. 차이가 나면 원인을 찾아 규칙을 고친다.
품목에 바코드를 붙이고 사진을 두면 위탁 출고와 실사가 빨라진다. 소매점도 같은 바코드로 판매 보고를 할 수 있다. 품목 체계가 위탁 관리의 바탕이다.
판매 보고에 따라 정산 전표가 만들어지고 거래처 원장에 반영된다. 정산 시세를 출고 때로 할지 판매 때로 할지 합의한다. 규칙이 프로그램에 들어가야 자동 정산이 된다.
거래처마다 위탁으로 내보낼 수 있는 한도를 두면 위탁 재고가 지나치게 쌓이지 않는다. 한도는 여신 한도와 함께 본다. 한도 초과는 권한자가 승인한다.
거래처별 위탁 잔량과 기간, 판매율, 반환율을 보는 보고서가 사입과 거래처 판단의 자료다. 판매율이 낮은 거래처의 위탁을 줄이고 높은 거래처에 늘린다. 보고서가 자동이면 매주 본다.
위탁 재고의 분실과 손상 책임을 거래 조건서에 정한다. 책임이 흐리면 분쟁이 생긴다. 실사 기록이 책임의 근거가 된다.
위탁 잔량과 판매 보고를 소매점과 공유하면 양쪽 장부가 맞는다. 프로그램이 거래처용 조회 화면을 주면 소통이 쉽다. 공유가 신뢰를 만든다.
위탁 재고는 아직 돈이 되지 않은 자산이고 외상은 돈을 받지 못한 매출이다. 둘을 합쳐 거래처에 묶인 금액을 보면 위험이 보인다. 프로그램이 둘을 함께 보여 주면 판단이 쉽다.
귀금속관리프로그램의 위탁 기능은 출고와 보고, 차감, 정산, 실사가 한 흐름일 때 쓸모가 있다. 창고 재고만 보이는 프로그램은 도매에 맞지 않는다. 기능을 자기 흐름과 대조한다.
거래처별 위탁 목록과 조건을 프로그램에 넣고 보고 주기를 합의한다. 실사 일정을 달력에 넣고 첫 실사로 장부를 맞춘다. 위탁 보고서를 매주 본다.
위탁 기간과 반환 조건, 정산 시세 기준, 판매 보고 주기, 분실과 손상 책임, 위탁 한도를 거래처별 조건서에 적는다. 조건서가 프로그램 설정의 근거가 된다. 조건 없는 위탁은 분쟁의 씨앗이다.
내보내기 전에 제품 상태와 수량, 중량을 확인하고 사진을 남긴다. 반환 때 상태 비교의 근거가 된다. 점검 기록이 책임을 분명히 한다.
거래처가 보고하는 양식을 통일하면 입력이 빠르고 차감 실수가 준다. 바코드나 품목 번호로 보고하게 한다. 양식이 거래처마다 다르면 옮겨 적는 일이 생긴다.
위탁 기간이 지난 제품은 반환이나 재위탁을 결정한다. 기간 초과 목록이 자동으로 보이면 관리가 쉽다. 오래 머문 위탁은 자본이 묶인 것이다.
거래처별 위탁 판매율을 보면 어느 거래처에 어떤 품목을 더 보낼지 보인다. 회전이 느린 품목은 회수해 다른 거래처로 돌린다. 위탁도 회전율로 관리한다.
위탁 출고는 매출이 아니고 판매 보고 뒤 정산이 매출이다. 구분이 흐리면 세무가 어긋난다. 전표 종류를 나누어 두면 세무 자료가 바르게 나온다.
소매점은 재고 부담 없이 구색을 넓힐 수 있어 위탁을 선호한다. 도매상은 위탁으로 거래처를 늘리는 대신 재고 관리가 복잡해진다. 프로그램이 복잡함을 감당하면 위탁이 영업의 도구가 된다.
판매 보고 누락, 반환 기록 누락, 위탁과 판매 전표의 혼동이 흔하다. 세 가지를 절차서에 따로 표시해 둔다. 실수는 실사에서 드러나므로 실사를 거르지 않는다.
몇 해의 위탁 기록이 쌓이면 거래처별로 잘 도는 품목과 계절 흐름이 보이고 사입과 제작 계획이 정확해진다. 위탁 기록은 관리를 넘어 영업 자료가 된다. 기록이 다음 계획의 바탕이다.
분기마다 거래처별 판매율과 반환율, 기간 초과를 보고 위탁 한도와 품목을 조정한다. 기록이 규칙을 다듬는다. 위탁 관리는 반복이다.
위탁 중에 시세가 크게 움직이면 정산 기준 시세에 따라 도매상이나 소매점 중 한쪽이 손해를 본다. 기준을 미리 합의하고 급변일의 처리 규칙을 조건서에 넣는다. 규칙이 있으면 시세가 움직여도 관계가 흔들리지 않는다.
위탁 조건과 판매 보고 방식, 반환 절차, 분실 책임을 안내문으로 주고 첫 위탁은 작게 시작한다. 보고가 익숙해지면 품목과 수량을 늘린다. 작은 시작이 양쪽의 장부를 맞추는 연습이 된다.
거래처별 위탁 목록과 조건, 판매 보고 차감, 정산 전표, 반환과 교체 기록, 실사입니다. 한 흐름으로 이어져야 합니다.
거래처와 보고 주기와 방식을 합의하고 바코드나 목록으로 받습니다. 보고가 늦으면 재고와 정산이 어긋납니다.
방문하거나 사진과 목록을 받아 장부와 맞춥니다. 차이가 나면 원인을 찾아 규칙을 고칩니다.
출고 때인지 판매 때인지 거래처와 합의해 거래 조건서와 프로그램에 넣습니다.