도매상이 거래처마다 외상 한도와 결제 주기를 정하고 잔액을 관리해 시세 변동 위험을 줄이는 방법. 함께 찾는 외상 한도 설정·잔액 확인서·결제 주기도 정리했습니다. 귀금속 도매 프로그램 — 거래처별 단가·외상·여신 관리.
귀금속 거래처 여신 관리는 거래처마다 외상으로 줄 수 있는 한도와 결제 주기를 정하고 잔액이 그 안에 머물게 하는 일이다. 금은 시세가 움직이는 상품이라 외상이 쌓인 채 시세가 내리면 손실이 커진다. 여신이 관리되는 도매상이 시세 변동에서 살아남는다.
외상 한도 설정은 거래처의 거래 규모와 결제 성실도, 거래 기간, 담보 유무로 정한다. 새 거래처는 낮게 시작해 결제 기록이 쌓이면 올린다. 한도는 문서로 정하고 프로그램에 넣는다.
결제 주기는 월말 정산, 출고 뒤 며칠, 주 단위처럼 거래처와 합의해 정한다. 주기가 길수록 잔액이 커지므로 한도와 함께 본다. 합의 내용을 거래 조건서에 적는다.
월말에 거래처별 잔액 확인서를 보내 양쪽 장부를 맞추면 분쟁이 준다. 확인서에 출고와 입금, 반품 내역이 날짜순으로 들어간다. 프로그램에서 자동으로 나오면 월말 작업이 짧다.
잔액이 한도에 가까워지면 출고 전에 경고가 뜨고 초과하면 결제 뒤 출고하는 규칙을 둔다. 규칙이 있으면 영업 담당이 거래처 앞에서 흔들리지 않는다. 예외는 권한자가 기록을 남기고 승인한다.
시세가 오르면 같은 수량의 외상도 금액이 커진다. 시세 수준에 따라 한도를 조정하거나 중량 기준으로 한도를 두는 방법이 있다. 시세와 잔액을 함께 보는 화면이 필요하다.
거래처가 일부만 입금하거나 반품과 상계하는 경우가 흔하다. 원장에 부분 입금과 상계가 정확히 반영되어야 잔액이 맞는다. 처리 규칙을 정해 담당자가 같게 쓴다.
결제 주기를 넘긴 잔액을 연체로 표시하고 기간별로 분류한다. 연체가 길어지는 거래처는 한도를 줄이고 출고를 제한한다. 연체 기록이 거래처 등급의 근거가 된다.
큰 한도를 주는 거래처에는 담보나 보증을 받는 경우가 있다. 담보 내용과 평가를 기록해 둔다. 담보가 있으면 한도를 넓힐 수 있다.
결제 성실도와 거래 규모로 등급을 매기고 등급별 한도와 주기를 둔다. 등급이 프로그램에 있으면 조건이 자동 적용된다. 등급은 분기마다 다시 본다.
영업 담당은 잔액과 한도를 보고 출고를 판단하지만 한도 변경은 권한자가 한다. 권한이 나뉘면 관계에 끌려 한도가 늘어나는 일이 준다. 변경 기록에 담당자가 남는다.
거래처별 잔액과 연체, 한도 사용률을 매주 보는 보고서가 위험을 미리 보여 준다. 한도 사용률이 높은 거래처부터 본다. 보고서가 자동이면 매주 몇 분이면 된다.
외상이 크면 도매상의 현금이 거래처에 묶인다. 잔액 합계와 결제 예정을 현금 흐름표에 넣어 사입과 공장 결제 계획을 세운다. 여신은 거래처 관리이면서 자금 관리다.
잔액이 다르다는 이의가 오면 확인서와 전표, 입금 기록을 날짜순으로 대조한다. 기록이 있으면 감정 없이 끝난다. 분쟁 사례를 기록해 규칙에 반영한다.
귀금속관리프로그램의 여신 기능은 한도와 잔액, 연체, 확인서, 권한이 한 흐름으로 이어질 때 쓸모가 있다. 잔액만 보이는 프로그램은 장부에 가깝다. 기능을 자기 흐름과 대조한다.
거래처별 한도와 주기를 문서로 정해 프로그램에 넣고 권한을 나눈다. 월말 확인서와 주간 보고서를 일정에 넣는다. 첫 분기 뒤 등급과 한도를 다시 본다.
새 거래처는 첫 거래를 현금이나 짧은 주기로 하고 결제 기록이 쌓이면 한도를 연다. 사업자 정보와 매장 상태를 확인해 둔다. 첫 거래의 조건이 이후 관계의 기준이 된다.
한도를 올리거나 내릴 때 날짜와 사유, 담당자를 남긴다. 기록이 있으면 등급 판단과 분쟁 대응에 쓰인다. 기록 없는 변경은 관계에 끌린 것일 수 있다.
계좌 이체와 어음, 상계 같은 결제 방식마다 증빙을 정해 원장에 붙인다. 증빙이 없으면 잔액이 맞아도 세무에서 설명이 어렵다. 결제 방식과 증빙이 짝을 이룬다.
결제가 늦어지는 신호가 보이면 출고를 줄이고 잔액을 나누어 받는 계획을 거래처와 세운다. 관계를 끊기보다 잔액을 줄이는 쪽이 손실이 작다. 대응 기록을 남긴다.
시세가 내리면 거래처의 재고 가치가 줄어 결제가 늦어지고 반품이 늘 수 있다. 하락기에는 한도를 보수적으로 두고 잔액을 자주 본다. 시세 흐름과 여신을 함께 보는 습관이 필요하다.
외상 잔액과 위탁 재고를 합쳐 거래처에 묶인 금액을 보면 실제 위험이 보인다. 둘을 따로 보면 한쪽이 커져도 모른다. 프로그램이 합산을 보여 주면 판단이 쉽다.
한도와 주기, 초과 시 처리를 거래 조건서로 주면 거래처가 규칙을 알고 결제를 맞춘다. 규칙을 모르는 거래처는 초과를 서운해한다. 알리는 것이 관리의 시작이다.
영업 담당이 규칙을 알고 전표 화면에서 잔액과 한도를 확인하는 습관을 갖게 한다. 규칙을 모르면 관계에 끌려 출고한다. 교육이 여신 관리의 실천이다.
분기마다 거래처별 연체와 한도 사용률, 변경 기록을 보고 등급과 한도를 다시 정한다. 기록이 규칙을 다듬는다. 여신 관리는 한 번이 아니라 반복이다.
여신이 관리되면 현금 흐름이 예측되고 시세 변동에서 손실이 제한된다. 거래처도 규칙 안에서 거래가 안정된다. 여신 관리는 도매상과 거래처 모두를 지킨다.
한도를 엄격히 두면 영업이 위축되고 느슨히 두면 손실이 커진다. 거래처 등급과 시세 흐름에 따라 한도를 조정하는 규칙이 균형을 만든다. 영업 담당과 경리가 함께 보는 화면이 균형의 도구다.
기존 외상 잔액을 거래처별로 확인서로 맞춘 뒤 프로그램에 넣어야 시작 잔액이 틀리지 않는다. 시작 잔액이 틀리면 이후 모든 잔액이 어긋난다. 옮기는 날 거래처와 잔액을 맞추는 것이 첫 작업이다.
거래 규모와 결제 성실도, 거래 기간, 담보로 정합니다. 새 거래처는 낮게 시작해 기록이 쌓이면 올립니다.
월말에 보내면 양쪽 장부가 맞아 분쟁이 줄어듭니다. 프로그램에서 자동으로 나오면 부담이 작습니다.
금액 기준 한도를 조정하거나 중량 기준으로 한도를 둡니다. 시세와 잔액을 함께 봅니다.
결제 뒤 출고하는 규칙을 두고 예외는 권한자가 기록을 남기고 승인합니다.